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La stampa, la conservazione e la consultazione della carta nelle aziende di oggi sono ritenute attività costose, “time consuming” ed a basso valore aggiunto. Questa combinazione di fattori ha generato il bisogno di sostituire i documenti con le loro immagini digitali al fine di fruirne con maggiore semplicità a costi inferiori. Inoltre la possibilità oramai concessa dalla legge di de-materializzare i documenti cartacei e procedere alla loro archiviazione sostituiva permette alle aziende private ed alle amministrazioni pubbliche un notevole risparmio dei costi e di risorse che possono essere indirizzate ad attività ritenute più profittevoli.

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CARATTERISTICHE

Dalla metà degli anni ‘90 CSP ha sviluppato una propria soluzione di gestione documentale sulla quale ha basato la propria soluzione di archiviazione sostitutiva secondo i criteri e le metodologie previste dalla legge. La soluzione, fornita in modalità “Software As a Service”, permette all’azienda clienti di usufruire in tempi rapidi della propria documentazione cartacea in formato elettronico e conservata nelle modalità previste. Il processo sottostante può essere customizzato in funzione delle esigenze del cliente.

 

FUNZIONAMENTO

Le principali attività che svolge un sistema di gestione documentale associata all’archiviazione sostituiva sono le seguenti:

  • Acquisizione e indicizzazione
  • Apposizione firma digitale singola
  • Apposizione firma digitale massiva
  • Apposizione marca temporale
  • Esibizione dei documenti
  • Gestione dei volumi di conservazione
  • Gestione e calcolo impronta per agenzia delle entrate

VANTAGGI

I vantaggi derivanti dall’utilizzo di una soluzione integrata di archiviazione sostituiva sono essenzialmente di due tipi. Il primo è legato alla riduzione dei costi. Stoccaggio, conservazione, spazi che si possono dedicare ad altre attività, carta e materiale di consumo non più necessario sono solo alcune delle voci che l’azienda vede drammaticamente ridursi. Il secondo tipo è legato ad una maggiore efficienza nei processi e quindi nella qualità dei servizi/prodotti offerti dall’azienda. La rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute, la velocità di risposta ai clienti, partner e fornitori, la possibilità di dedicare personale ad attività a maggiore valore aggiunto ed una migliore organizzazione sono alcuni esempi dell’impatto della de-materializzazione sulla vita quotidiana dell’impresa. A tutto questo si aggiunge una maggiore sicurezza nei confronti di tutti gli stakeholder a partire dagli azionisti e dai responsabili legali dell’azienda fino agli organi di vigilanza nonché un miglioramento dell’immagine aziendale verso l’esterno in termini di organizzazione e servizio al cliente.

RIchiedi Informazioni sull'Archiviazione Sostitutiva