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Le aziende di tutte le dimensioni gestiscono quotidianamente grosse moli di documenti tipicamente in formato cartaceo. I documenti sono il veicolo principale con cui vengono condivise le informazioni sia all’interno che all’esterno dell’azienda con la rete di partner, clienti, fornitori. I documenti sono parte dei processi di business e devono essere gestiti e conservati per esigenze di consultazione e in ottemperanza alle normative vigenti. Questo comporta:

  • mantenere archivi fisici di grandi dimensioni, occupazione di spazi;
  • lunghi tempi di ricerca dei documenti cartacei;
  • impossibilità a condividere velocemente le informazioni su supporto cartaceo;
  • mancanza di controllo sui processi di business.

In generale la gestione delle informazioni e dei processi tramite supporti cartacei genera inefficienze, spreco di tempo e risorse.

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CARATTERISTICHE

La soluzione CSP è basata su un processo e una piattaforma di gestione documentale di proprietà che è in grado di:

  • trattare grandi moli di documenti con qualità elevata;
  • conservare i documenti originali in sicurezza presso le proprie strutture e garantire l’integrità del supporto cartaceo a seguito delle fasi di lavorazione;
  • riconoscere e classificare in modo automatico e affidabile diverse tipologie di documenti all’interno di un fascicolo (es.: cartella clinica sanitaria, pratica edilizia);
  • indicizzare i documenti in base ai criteri scelti dal cliente ed estrarre il contenuto tramite tecniche di riconoscimento caratteri, vengono estratte e rese disponibili le informazioni contenute nei documenti;

CSP grazie alla propria tradizione di società di consulenza di information technology è in grado inoltre di personalizzare la soluzione in base alle esigenze dei clienti e integrare le soluzioni di document management con applicazioni complesse o soluzioni di business process management.

FUNZIONAMENTO

CSP fornisce una soluzione di gestione documentale completamente in outsourcing con tutte le componenti di servizio necessarie:

  • raccolta, trasporto e archiviazione fisica dei documenti;
  • scansione e indicizzazione ad alta qualità;
  • riconoscimento automatico e classificazione di diversi tipi di documenti;
  • estrazione del contenuto dei documenti tramite riconoscimento caratteri;
  • piattaforma di gestione documentale accessibile via web;
  • personalizzazione dei criteri di ricerca dei documenti in base alle esigenze dei clienti;
  • rispetto delle normative e assunzione di responsabilità per la conservazione.

In questo modo il cliente può delegare a CSP la gestione dei processi documentali e la responsabilità a norma di legge. CSP è inoltre in grado, attraverso i propri consulenti di supportare i clienti nella reingegnerizzazione dei processi di business e di semplificare la gestione del ciclo documentale.

VANTAGGI

Le soluzioni di document management di CSP permettono di ottenere:

  • riduzione occupazione spazi fisici per gli archivi;
  • accesso al contenuto informativo presente nei documenti;
  • classificazione e organizzazione automatica in base al tipo di documento;
  • possibilità di eseguire ricerche complesse sull’archivio ottenendo risultati in tempo reale;
  • completa gestione in outsourcing senza necessità di investimenti in hardware e software da parte dei clienti;
  • integrazione con le applicazioni esistenti dei clienti.

Le soluzioni CSP sono orientate al supporto dei processi di business dei clienti garantendo maggiore velocità di esecuzione e risparmio dei costi.

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